Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Verantwortlicher

Egronit Gaxherri

Datenschutzbeauftragter

Sofern zutreffend — noch zu bestätigen

Vier Kategorien, mehr nicht. Jede mit ihrem Zweck, denn eine Datenliste ohne Zweck ist keine Information.

Konto und Anmeldung

Ihre E-Mail-Adresse, die daran versendeten Einmal-Anmeldelinks und ein Sitzungseintrag. Es gibt kein Passwort: die Anmeldung erfolgt per E-Mail-Link, es wird also überhaupt keine Zugangsberechtigung von Ihnen gespeichert. Sitzungen liegen in der Datenbank und lassen sich daher widerrufen. Ihre Oberflächensprache wird auch am Konto gespeichert, damit die E-Mails, die wir Ihnen senden – Anmeldelinks, Einladungen, Sicherheitshinweise – in Ihrer Sprache sind.

Rechnungsdaten

Ihr Verkäuferprofil, die von Ihnen angelegten Kunden sowie die Rechnungen und Gutschriften, die Sie ausstellen — einschließlich der von Ihnen erfassten Käuferdaten. Diese werden zu Geschäftsdokumenten und sind nach der Ausstellung archiviert und nicht mehr änderbar.

Abrechnung des Abonnements

Eine Stripe-Kundenkennung, Ihr Tarif und dessen Status. Kartendaten werden auf der gehosteten Bezahlseite von Stripe eingegeben und erreichen diesen Dienst nie; wir können sie nicht sehen und speichern sie nicht.

Protokoll der Vorgänge

Wer wann was getan hat — eine Rechnung ausgestellt, eine Zahlung erfasst, Daten exportiert — mit der IP-Adresse, von der aus die Handlung erfolgte. Das ist erforderlich, weil buchhalterische Aufzeichnungen zurechenbar sein müssen, und weil es die einzige Möglichkeit ist, ein kompromittiertes Konto zu untersuchen.

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung: alles, was für den Betrieb des Kontos und die Erstellung der von Ihnen angeforderten Dokumente erforderlich ist.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — rechtliche Verpflichtung: Aufbewahrung von Rechnungen nach § 14b UStG und gegebenenfalls weiterer Unterlagen nach § 147 AO.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse: das Vorgangsprotokoll und die Einträge zur Begrenzung der Zugriffsrate, geführt zur Absicherung des Dienstes und zur Zurechenbarkeit von Handlungen.

• Das Umsatzsteuerrecht verlangt grundsätzlich, Rechnungen acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres ihrer Ausstellung aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Für andere Unterlagen oder offene Steuerverfahren können nach § 147 AO abweichende oder längere Fristen gelten. Unsere aktuelle Dienst-Richtlinie bewahrt ausgestellte Dokumente zehn Jahre auf; der Inhaber des Arbeitsbereichs bleibt dafür verantwortlich, die jeweils geltenden Pflichten zu bestimmen.
• Konto- und Sitzungsdaten: solange das Konto besteht. Sitzungen laufen von selbst ab und können vorher widerrufen werden.
• Protokolleinträge: gemeinsam mit den Aufzeichnungen, die sie beschreiben, und aus demselben Grund.
• Entwürfe, Kunden und andere Daten, die nicht Bestandteil eines ausgestellten Dokuments sind, fallen nicht unter die Rechnungsaufbewahrung. Ihre Löschung richtet sich nach dem Kontobeendigungsprozess dieser Bereitstellung; wenden Sie sich für einen Löschantrag an den Betreiber.

Der Betreiber dieser Installation muss die konkreten Aufbewahrungs- und Kontobeendigungsprozesse bestätigen, bevor er sich auf diesen Abschnitt beruft.

Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO verarbeiten, jeweils auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Wir verlinken die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters, statt sie zusammenzufassen — eine Zusammenfassung fremder Praktiken ist veraltet, sobald der Anbieter etwas ändert.

Hosting

Noch zu ergänzen

E-Mail-Versand

Noch zu ergänzen

Öffentlicher Schnell-Check (/check): Die hochgeladene Datei wird im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht gespeichert; es wird kein Protokolleintrag geschrieben. Für das Kontingent von fünf Prüfungen in 30 Tagen wird ein Zähler zu Ihrer IP-Adresse bis zu 31 Tage gespeichert.

Prüfungen in einem Arbeitsbereich: Die Datei selbst wird nicht gespeichert. Für den Arbeitsbereich wird ein Protokolleintrag gespeichert (Zeitpunkt, Nutzer, Dateiname, SHA-256-Prüfsumme, Dateigröße, erkanntes Format und Befunde), der für das monatliche Kontingent und den Prüfverlauf genutzt wird. Die Einträge werden nach 400 Tagen durch den Bereinigungslauf gelöscht.

Zero-Retention-Modus: Der Protokolleintrag enthält dann nur, dass, wann und von wem geprüft wurde — keinen Dateinamen, keine Prüfsumme, keine Befunde —, und über Portal oder E-Mail eingegangene Rechnungen werden ebenfalls nicht gespeichert. Die Archivierung eingegangener Originale liegt dann bei Ihnen. Ausnahme: Eine Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG, die ein Lieferant über das Portal hochlädt, wird nur bis zu Ihrer Prüfentscheidung gespeichert und danach gelöscht; ihre Prüfsumme, das Ergebnis der Prüfung und das Gültigkeitsende bleiben erhalten.

Lieferantenportal und E-Mail-Eingang: Eingegangene Rechnungen werden unverändert im nicht öffentlichen Archiv gespeichert, zusammen mit ihren Daten, dem vom Absender angegebenen Namen und der E-Mail-Adresse sowie einer etwa hochgeladenen Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG. Sie werden für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (§ 147 AO) aufbewahrt.

Rechnungsinhalte werden an keinen KI- oder Sprachmodell-Anbieter übermittelt. Das modellgestützte Auslesen ist für diese Installation ausgeschaltet.

• Datenbank und Dokumentenarchiv (Supabase) werden verarbeitet in: AWS eu-west-1 (Irland, EU).
• Die technische Prüfung von E-Rechnungen durch den KoSIT-Validierungsdienst erfolgt in: Fly.io fra (Frankfurt am Main, EU).

Die Zahlungsabwicklung für EU-Kunden läuft über die irische Stripe-Gesellschaft. Der weltweite Betrieb von Stripe kann gleichwohl Übermittlungen in die Vereinigten Staaten umfassen, die Stripe über die EU-Standardvertragsklauseln absichert; maßgeblich ist die oben verlinkte Datenschutzerklärung von Stripe. Wo der Betreiber die Region eines Anbieters in der Tabelle oben noch nicht bestätigt hat, ist diese Region ungeprüft und muss vor dem Start bestätigt werden.

Wir protokollieren Aktionen in Ihrem Arbeitsbereich sowie Anmeldungen an Ihrem Konto. Jeder Eintrag enthält den Zeitpunkt, die E-Mail-Adresse der handelnden Person, die ausgeführte Aktion sowie die IP-Adresse und den Browser-User-Agent der Anfrage.

Lädt der Empfänger einer Rechnung diese im Kundenportal herunter, protokollieren wir zu der Rechnung den Zeitpunkt, die IP-Adresse und den Browser-User-Agent dieses Downloads. Der Empfänger braucht dafür kein Konto, deshalb steht es hier gesondert: Auch die Person, die eine Rechnung bezahlt, ist von dieser Verarbeitung betroffen, auf derselben Rechtsgrundlage wie die Sicherheitseinträge oben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für Einträge, die Teil der Rechnungsunterlagen sind und nach GoBD zuordenbar sein müssen; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Dienstes, für Anmelde- und Zugriffseinträge. Dieses Interesse besteht darin, eine einzige Frage beantworten zu können — wenn ein Konto kompromittiert wird: wer hat darauf zugegriffen, von wo, wann, und was wurde getan.

Das Protokoll ist revisionssicher angelegt und kann aus dem Produkt heraus nicht verändert werden. Einträge werden zusammen mit den Unterlagen aufbewahrt, die sie beschreiben; siehe den Abschnitt zur Aufbewahrung oben.

Diese Einträge unterliegen Ihrem Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO. Inhaber und Administratoren eines Arbeitsbereichs können das Protokoll unter Einstellungen → Audit einsehen und exportieren; der Export wird seinerseits protokolliert.

Nach der DSGVO stehen Ihnen die folgenden Rechte zu. Wir antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3):

• Art. 15 — Auskunft: eine Kopie der personenbezogenen Daten, die wir über Sie führen.
• Art. 16 — Berichtigung unrichtiger Daten.
• Art. 17 — Löschung, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht (siehe oben).
• Art. 18 — Einschränkung der Verarbeitung.
• Art. 20 — Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format. Der Buchhaltungsexport stellt dies für Rechnungsdaten bereits bereit.
• Art. 21 — Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen.

Sie können sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Aufsichtsbehörde beschweren — in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Die für uns zuständige Behörde ist:

Aufsichtsbehörde

Noch zu ergänzen

EU-Vertreter (Art. 27)

Sofern zutreffend — noch zu bestätigen

Dieser Dienst setzt keine Werbe- oder Analyse-Cookies. Gesetzt wird nur, was für den Betrieb erforderlich ist:

• Ein Sitzungscookie, damit Sie angemeldet bleiben. Unbedingt erforderlich.
• Ihre Oberflächensprache, damit die Seite sie beibehält. Erforderlich für eine von Ihnen selbst getroffene Einstellung.
• Welchen Arbeitsbereich Sie gerade ansehen, sofern Sie mehreren angehören.
• Helle oder dunkle Darstellung.

Schreiben Sie bei Fragen zu dieser Erklärung oder zur Ausübung eines Rechts nach Art. 15–21 an die Kontaktadresse in unserem Impressum. Es ist dieselbe Adresse im gesamten Dienst. Wir antworten innerhalb von zwei Werktagen, in jedem Fall innerhalb der von Art. 12 Abs. 3 vorgesehenen Monatsfrist.

E-Mail

egronitgaxherri@hotmail.com